W celu usprawnienia naszych usług stworzyliśmy jasny i funkcjonalny system obsługi formularzy kontaktowych. Nowością jest, że na pytania pacjentów będzie można odpowiadać tylko poprzez administrację (lub aplikację).

Oto zestawienie najważniejszych zmian oraz korzyści, które płyną z ich wdrożenia:

1. Za pośrednictwem poczty e-mail otrzymasz powiadomienie o nowym formularzu kontaktowym wraz z linkiem, przez który system automatycznie zaloguje Cię i wyświetli szczegóły pytania w administracji Twojego profilu. Tu możesz również udzielić odpowiedzi.

2. Kiedy treść formularza zostanie wyświetlona, system oznaczy go jako odczytany.

3. Jeśli nowy formularz kontaktowy nie zostanie odczytany, po upływie dwóch dni lekarze Premium otrzymają e-mail przypominający o pytaniu. Lekarze Basic nie dostają takiego powiadomienia, a pacjent, który się do nich zwrócił, otrzyma możliwość kontaktu z innym gabinetem Premium w najbliższej okolicy. Taki formularz kontaktowy jest w administracji oznaczony jako sekundarny.

"screen


Po rozkliknięciu obrazek powiększy się

4. Jeśli lekarz Premium nie reaguje na nasze przypomnienie, a system nadal rejestruje formularz kontaktowy jako nieprzeczytany, po upływie 3 dni od doręczenia i jego potencjalnemu pacjentowi oferujemy możliwość kontaktu się z innym lekarzem Premium w okolicy. Te formularze kontaktowe są również oznaczone jako sekundarne.

5. Lekarz / klinika może odrzucić irrelewantny formularz kontaktowy, np. kiedy pacjent wielokrotnie wyśle tę samą wiadomość (duplikaty wiadomości), wiadomość jest spamem czy dotyczy zabiegu, którego lekarz nie wykonuje lub w danej chwili nie może spełnić oczekiwań pacjenta. Odrzucenie formularza (z jakiegokolwiek z powyższych powodów) jest traktowane jako odpowiedź i jest zaliczane do wskaźnika czasu oczekiwania na odpowiedź, który jest wyświetlany na profilu lekarza. Pacjent może odrzucony formularz odesłać do innego specjalisty, który wykonuje pożądany zabieg. 

"screen


Po rozkliknięciu obrazek powiększy się

6. Twoja odpowiedź pacjentowi zostaje zapisana w archiwum formularzy kontaktowych, a pacjent otrzyma na e-mail wezwanie do jej odczytania. Jego kolejna reakcja dotrze w ten sam sposób - znowu otrzymasz tylko powiadomienie, a szczegóły wiadomości możesz wyświetlić w administracji.
Cała komunikacja z pacjentem jest dostępna w jednym miejscu i możesz kiedykolwiek do niej powrócić, odtwarzając każdy szczegół bez zbędnych poszukiwań w skrzynce mailowej.

7. Jeśli kontaktujesz się z pacjentem przez telefon, możesz wybrać opcję "Dodaj odpowiedź telefoniczną", która się znajduje obok przycisku "Odpowiedzieć". Informacje o telefonicznym załatwieniu sprawy są również zaliczane do wskaźnika czasu oczekiwania na odpowiedź, dlatego warto pamiętać o zaznaczeniu tej opcji.

"screen


Po rozkliknięciu obrazek powiększy się

8. Jeśli gabinet jest nieczynny, np. z powodu urlopu, wystarczy wpisać daty nieobecności w boksie "Godziny przyjęć" >>

W takim wypadku system ostrzega pacjenta wysyłającego formularz, że w wybranym terminie lekarz jest niedostępny i odpowie na jego pytanie dopiero po powrocie.  Powiadomienie o nieodczytanym pytaniu zostanie również odesłane do lekarza Premium dopiero po upływie tego terminu.

9. Obsługę formularzy kontaktowych można zlecić asystentom bez obaw, że pacjentowi odpowie kilka osób jednocześnie. Każda upoważniona osoba ma bowiem wgląd do całej komunikacji z pacjentem poprzez swój asystencki profil. Zwiększa to wygodę obsługi pytań pacjentów i gwarantuje lepszą kontrolę pracy asystentów.

10. Korzystając z przycisku "Powrót do listy pytań", który jest wyświetlany w formularzu wiadomości, dotrzesz do archiwum wszystkich zapytań, gdzie nieodczytane pytania są oznaczone jako NOWE.

"screen


Po rozkliknięciu obrazek powiększy się

11. Formularze kontaktowe od swoich pacjentów możesz bez zmian obsługiwać za pośrednictwem naszej aplikacji. Jeśli jeszcze z niej nie korzystasz, pobierz ją dla Android lub iOS!

app store pl
pl google play

12. Pacjenci docenią, jeśli odpowiesz im najszybciej, jak to możliwe. Nie zostawiaj formularzy kontaktowych bez odpowiedzi.

Sprawdziliśmy, że ponad jedna trzecia zapytań nigdy nie dociera do lekarzy, do których zostały skierowane. Wprowadziliśy powyższe zmiany w obsłudze formularzy, aby zminimalizować ten problem. Teraz wszystkie pytania pacjentów są dostępne w jednym miejscu i żadne z nich nie zawieruszy się w poczcie mailowej. Lekarz nie będzie tracić pacjentów, a pacjent zaufania do lekarza. Zawsze bowiem dostanie odpowiedź na swoje pytanie.

Aktualizowane: 26.09.2017